Cosa resta ai partecipanti il giorno dopo: come si costruisce un corso sull’AI sui processi veri_

Perché dopo molti corsi sull’AI non cambia niente?

Non perché le persone siano pigre o perché il docente fosse scarso. Nella maggior parte dei casi che vedo, il corso era sullo strumento e il lavoro delle persone è rimasto fuori dalla porta.

Un corso sullo strumento spiega cosa sa fare: riassumere, riscrivere, generare. Le persone capiscono, annuiscono, e il giorno dopo si trovano davanti al loro verbale, al loro preventivo, alla loro mail difficile, e non sanno da dove partire. La distanza fra la demo e il proprio lavoro se la devono attraversare da sole, e in mezzo alle cose urgenti non succede.

Il secondo motivo è che non è rimasto niente di afferrabile. Le slide non contano: nessuno riapre le slide di un corso.

Il terzo è che dopo non ha chiesto niente nessuno. Due settimane di silenzio e il gruppo è tornato dov’era: il modo vecchio funziona ancora.

Cosa deve restare sul tavolo alla fine?

Quattro oggetti, e si producono durante il corso, non dopo.

▸ Un playbook di prompt organizzato per flusso di lavoro, non per persona: «preparare un’offerta», «scrivere il verbale», «rispondere a un reclamo». Ogni voce con la richiesta che funziona e una riga su quando usarla.

▸ Lo spazio di lavoro configurato dove quei prompt stanno e si ritrovano, nel posto in cui il team lavora già.

▸ La bozza di regole d’uso: cosa si può caricare e cosa no, cosa si rilegge prima di mandarlo fuori, chi decide nei casi dubbi. Bozza, perché la versione buona la approva chi di dovere.

▸ Il piano delle prime settimane: chi prova cosa, su quale lavoro vero, e quando ci si risente.

Se alla fine del corso questi quattro oggetti non esistono, il corso è stato una bella giornata. A volte va bene così, ma è meglio saperlo prima di comprarlo.

Cosa ci serve preparare prima?

Poco, ma preciso, e sono le cose che nessuno può preparare al posto vostro.

▸ Quattro cose che il team fa ogni settimana e che mangiano tempo. Non i processi nobili: quelli noiosi e ripetuti, che sono anche quelli dove si guadagna.

▸ I file veri con cui le fa. Se contengono dati di clienti si anonimizzano prima, e va benissimo: serve la forma del documento, non il nome sopra.

▸ Chi decide sulle regole d’uso. Se nessuno decide, alla fine del corso la bozza resta bozza per sempre.

▸ Una persona di riferimento interna, che durante il percorso raccoglie le domande e dopo tiene viva la cosa. Non deve essere la più esperta: deve essere quella a cui gli altri chiedono già adesso.

Il resto lo preparo io. Su queste quattro cose costruisco gli esercizi, e sono anche il motivo per cui lo stesso corso, in due aziende diverse, è un corso diverso.

Corso a pacchetto o costruito sull’azienda: cosa conviene a un team di 30 persone?

Il pacchetto basta quando l’obiettivo è alfabetizzare: far sì che trenta persone sappiano cos’è, cosa non è, cosa si può caricare e cosa no. È veloce, costa meno e per molte aziende è il primo passo giusto.

Il corso costruito sull’azienda serve quando l’obiettivo è cambiare un modo di lavorare: le offerte, il servizio clienti, la documentazione tecnica. Richiede giornate di preparazione e i vostri documenti, e si vede nei numeri del mese dopo.

Con trenta persone, quasi sempre la strada buona è la via di mezzo, ed è quella che propongo io: un programma tipo che regge la struttura, con i flussi scelti sulla vostra azienda e gli esercizi costruiti sui vostri file. Si tiene il vantaggio del pacchetto, che è un percorso già collaudato, e si guadagna la parte che fa attecchire le cose.

Un’avvertenza sui gruppi da trenta: si lavora meglio dividendoli. Due gruppi da quindici sullo stesso programma rendono molto più di un’aula unica, perché nella seconda metà del corso si lavora ai tavoli e uno solo non arriva dappertutto.

Corso o affiancamento?

Il corso insegna a fare. L’affiancamento è un’altra cosa: le persone lavorano ai casi loro, veri, con me accanto che interviene quando serve. Il programma è il lavoro di quella settimana.

L’affiancamento serve quando il problema non è più sapere come si fa, ma farlo dentro i vincoli veri: il file fatto male, il collega che non ci sta, il capo che vuole il documento in due ore. Sono le cose che in aula si simulano e nella realtà mordono.

Conviene metterlo dopo almeno due moduli di corso. Se parte prima, il tempo se ne va a spiegare le basi a chi non le ha, e l’affiancamento torna a essere un corso, pagato come affiancamento.

La forma che funziona di più sono sessioni corte e ravvicinate: un’ora e mezza a settimana per qualche settimana, sempre con le stesse persone. Le domande che arrivano lì sono le più utili che sento in tutto il percorso.

Come si misura, oltre al questionario di fine corso?

Il questionario di fine corso misura il gradimento, che è una cosa vera e non è il risultato. Un corso può piacere molto e non cambiare niente.

Quello che misuro davvero lo guardo due settimane dopo, e sono quattro segnali.

▸ Quante persone hanno usato lo strumento su un lavoro vero almeno una volta. È il segnale più grezzo e il più onesto.

▸ Quanti prompt del playbook sono ancora usati, e quanti ne sono stati aggiunti dal gruppo. I nuovi valgono più dei vecchi: vuol dire che il metodo ha attecchito.

▸ Un flusso in cui il tempo è sceso, misurato come si può: il numero di bozze prima di arrivare al documento buono, i giorni fra la richiesta e l’offerta.

▸ Una decisione o un documento importante in cui lo strumento è entrato, raccontato da chi l’ha fatto.

Quando do questi numeri scrivo sempre accanto la base, cioè su quante persone e su quante settimane. Un numero senza la sua base non dice niente, e su questi temi se ne leggono molti.