Una presentazione aziendale che la gente ascolta fino in fondo_

Da dove si comincia, se hai venti minuti davanti alla direzione?

Da un foglio bianco, e per un po’ senza scegliere. Si scrive tutto quello che viene: dati, frasi, obiezioni che ti aspetti, esempi. Scegliere mentre si raccoglie è il modo più comune di arrivare a un discorso povero, perché la scelta spegne la raccolta.

Poi si passa tutto al setaccio, e restano solo le cose che servono a tre bersagli.

▸ Il filo conduttore: l’idea che vuoi costruire nella testa di chi ascolta, in meno di quindici parole. Per esempio «lo scostamento è sotto controllo, e sappiamo come rientrarne».

▸ La richiesta esplicita che fai alla stanza. Per esempio «approviamo le quattro azioni e chi ne risponde».

▸ Le azioni che speri seguano, comprese quelle che non chiedi: che la direzione arrivi alla prossima riunione con le contromisure già lette, e che si fidi di come segui la cosa.

Esce tutto il resto, anche ciò che è vivido e ti piace. L’idea del filo viene da Chris Anderson, che cura i TED: scegli la cosa più importante e fanne il filo del discorso.

Fonti: PBS NewsHour, intervista a Chris Anderson (TED): «Pick the one thing that is most important to you, and make it the through-line of your talk» ↗ (letta il 11/10/2026)

Come si costruisce una scaletta che regge anche quando ti perdi?

Con quello che è passato dal setaccio si decide l’ordine dei punti. È il percorso che fa chi ascolta, da quello che sa già a quello che deve decidere.

Accanto ai punti servono i ponti. Il ponte è il passaggio da un punto al successivo: come ci arrivo, dal punto 1 al punto 2, con quale collegamento. Io li scrivo come una seconda lista: i punti con un numero, i ponti con una lettera, punto 1, ponte A, punto 2.

Servono quando ti perdi. Se a metà ti sfugge il punto 3, ti basta ricordare il primo ponte che ti viene in mente e rientri. Se i ponti sono rimasti impliciti, al primo vuoto non sai più come passare da un punto all’altro.

Due regole per i venti minuti davanti alla direzione.

▸ L’apertura entra dal dato. Un «allora, la questione è…» fa sembrare che tu stia prendendo tempo.

▸ La chiusura dice chi fa cosa entro quando. È la richiesta del setaccio, detta in modo che si possa mettere a verbale.

Serve scrivere il discorso parola per parola?

Serve scriverlo, a patto di non scriverlo come un testo da leggere.

Lo script è la trascrizione di quello che dirai. Ti metti in piedi, lo dici ad alta voce andando a braccio, e lo registri o lo detti. Ti accorgi di come suona, torni indietro, lo ridici, finché i passaggi non vengono da soli. È lì che trovi i ponti che la scaletta non ti aveva dato.

Il tranello è scrivere in bella prosa. Chi lo fa memorizza frasi che a voce non direbbe mai, e in sala recita invece di parlare. È l’errore che vedo fare più spesso.

Un assistente AI aiuta, se gli dai le istruzioni giuste: sto preparando un intervento, ecco la scaletta, ti detto a braccio, lo voglio trascritto per essere detto ad alta voce e non riscritto per la lettura. Se gli chiedi di aiutarti sui ponti, spiegagli prima cosa sono: la scaletta la capisce da solo, i ponti no.

Poi lo script si mette via. Serve a consolidare il discorso; davanti alla direzione restano i punti e i ponti.

Cosa va sulle slide, e quanto testo?

Le slide si fanno per ultime, quando il discorso c’è già. Se le fai prima, decidono loro cosa dirai.

Sulle slide vanno i numeri, i grafici, le tabelle, la parola chiave del punto in cui sei. Le frasi intere che stai dicendo, no. Un esperimento di Mayer, Heiser e Lonn (2001) ha mostrato che aggiungere a una spiegazione parlata un testo scritto che la ripete fa capire e ricordare di meno; una rassegna del 2023 su questo effetto conclude che parole chiave e testi brevi possono aiutare, mentre il testo lungo che duplica la voce resta il caso peggiore.

Davanti a una direzione abituata a leggere c’è un’altra strada. Nella lettera agli azionisti del 2017 Jeff Bezos scrive che Amazon non usa presentazioni a slide: chi propone scrive un memo di sei pagine, in forma di racconto, e la riunione comincia con tutti che lo leggono in silenzio. Non serve copiarla per intero: un documento di una o due pagine mandato prima, o letto nei primi minuti, trasforma i venti minuti in una discussione sulla tua richiesta.

Fonti: Trypke, Stebner, Wirth, «Two types of redundancy in multimedia learning: a literature review», Frontiers in Psychology, 04/05/2023: l’effetto di ridondanza di Mayer e altri (2001); parole chiave e testi brevi possono aiutare ↗ (letta il 11/10/2026) · Jeff Bezos, lettera agli azionisti di Amazon del 2017: «We don’t do PowerPoint (or any other slide-oriented) presentations at Amazon»; memo di sei pagine letti in silenzio a inizio riunione ↗ (letta il 11/10/2026)

Come si prova, e quante volte?

Per un intervento fra gli otto e i venti minuti, almeno cinque prove, e almeno due con distrazioni.

▸ Le prove standard vengono prima, in condizioni normali. Qui ci si può fermare e ricominciare: stai ancora imparando la mappa dei punti e dei ponti.

▸ Le prove distraenti vengono dopo: mentre guidi, mentre sistemi casa, con qualcuno che entra nella stanza e ti chiede una cosa. Qui la regola è non fermarsi mai. Se ti perdi, e ti perderai, vai avanti e ti ricolleghi al punto o al ponte più vicino che ricordi.

L’ansia non si può simulare; il suo primo effetto, la distrazione, sì. Ogni volta che in prova ti perdi e rientri, impari una strada per tornare al discorso. A volte è migliore di quella che avevi scritto, e allora cambi la scaletta; più spesso resta lì, e il giorno della direzione la trovi senza cercarla.

L’ultima prova falla con un collega che fa la parte della direzione: ti interrompe, ti fa la domanda che temi di più. Le risposte a quelle domande sono le prime cose da aggiungere ai tuoi appunti.

Cosa si allena in un corso di public speaking?

Nei corsi di public speaking che tengo, questo percorso diventa un lavoro sul proprio intervento: ognuno arriva con una presentazione vera da fare, e la costruisce fase per fase mentre si parla di teoria.

▸ In aula si fanno la raccolta e il setaccio, e dello script si lavorano l’apertura, i ponti e la chiusura.

▸ Le prove distraenti si fanno a casa, fra una giornata e l’altra. Il giorno dopo la domanda è sempre la stessa: dove ti sei perso, e da che strada sei rientrato?

▸ Si chiude con l’intervento costruito così, davanti al gruppo che fa la parte del pubblico.

In un corso aziendale conviene che i partecipanti portino le presentazioni che devono fare nei mesi successivi: una revisione di budget, il kick-off di un progetto, un aggiornamento alla direzione. Così il corso lavora su quello che li aspetta.